Các mẹo giúp tối ưu hóa và cải thiện năng suất làm việc nhóm

Thành công của một doanh nghiệp không phụ thuộc vào một cá nhân mà là công việc của cả tập thể. Làm việc nhóm là một trong những nhiệm vụ quan trọng giúp nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên, góp phần giúp doanh nghiệp phát triển. Là một nhà quản lý, nâng cao hiệu suất làm việc nhóm là công việc vô cùng quan trọng cần thực hiện thường xuyên và liên tục. Vậy làm cách nào để tối ưu hóa và cải thiện năng suất làm việc nhóm cho đội ngũ?

1, Có mục tiêu cụ thể

Rõ ràng về mục tiêu cần đạt được là việc trưởng nhóm cần làm để giúp đội ngũ nhân viên hiểu rõ vai trò của mình trong tổ chức. Mọi người sẽ dễ dàng tập trung và có trách nhiệm với việc mình làm, từ đó năng suất và lợi nhuận được tăng cao. Quản lý sẽ là người có vai trò giúp các thành viên xác định rõ mục tiêu doanh nghiệp hướng đến, đồng thời trao đổi cởi mở với nhân viên để mọi người sẵn sàng đóng góp ý kiến và chia sẻ khó khăn mà tổ chức đang gặp phải. Việc đặt ra các mục tiêu rõ ràng không chỉ giúp nhân viên mới làm việc tập trung hơn mà còn hỗ trợ đội ngũ thấu hiểu quy định công ty, thấm nhuần những nét đặc trưng của văn hóa doanh nghiệp.

2, Phân chia công việc hiệu quả

Nguyên nhân hàng đầu dẫn đến việc trì hoãn, giảm năng suất làm việc của nhân viên chính là do số lượng công việc quá tải. Chính vì thế, việc phân chia công việc trong nhóm cần rõ ràng và cụ thể, đồng thời dựa trên năng lực các thành viên để đảm bảo công việc nhóm diễn ra hiệu quả và suôn sẻ. Mỗi nhân viên đều có cách làm việc và phong thái làm việc riêng, do đó quản lý nên đưa ra danh sách phân chia hợp lý, công bằng để cùng tạo nên hiệu quả tốt nhất. Qua quá trình đồng hành, trưởng nhóm có thể xác định điểm mạnh, điểm yếu của mỗi thành viên để phân chia công việc phù hợp hơn.

3, Lắng nghe ý kiến mọi người

Lắng nghe là thể hiện sự tôn trọng với đồng nghiệp để thay đổi kết quả của công việc chung. Bằng sự lắng nghe, bạn có thể hiểu rõ hơn ý kiến xây dựng của những người xung quanh, ngoài ra, bạn cũng thể hiện được thái độ thiện chí và tôn trọng của mình trong một tập thể.

Khi một thành viên gặp khó khăn trong công việc, cấp trên nên chủ động quan tâm hỏi han nhân sự đang gặp vấn đề để cả hai cùng tìm ra những phương án giải quyết phù hợp. Bạn có thể liên lạc, trao đổi 1-1 qua Video HD, Call Audio hay tổ chức họp trực tuyến nhờ tính năng Zoom không giới hạn với nhân viên của mình trên nền tảng giao tiếp dành cho doanh nghiệp và tổ chức GapoWork.

4, Giao tiếp hiệu quả

Mỗi nhân viên sẽ có một thế mạnh, kỹ năng riêng biệt. Làm việc nhóm giúp họ phối hợp ăn ý với nhau sẽ giúp tăng tương tác, tăng tính trách nhiệm, thúc đẩy ý tưởng sáng tạo, phát huy tốt nhất tiềm năng từng người. Nhà quản lý giỏi là người biết đặt câu hỏi đúng lúc, đúng việc và đúng người. Để tìm hiểu vấn đề chính xác và khai thác được năng lực của từng thành viên.

Mỗi cá nhân có thể cập nhật tiến độ công việc mỗi ngày qua nhóm Chat hoặc quản lý tổ chức họp nhóm định kỳ qua Zoom ngay trên nền tảng GapoWork. Tạo bảng Khảo sát để nhân viên phản hồi về tiến độ làm việc hằng ngày giúp quản lý nhanh chóng nắm bắt và xử lý kịp thời các khó khăn trong công việc.    

5, Khích lệ và động viên

Công nhận thành tích, nỗ lực của những nhân viên làm việc tốt sẽ giúp tạo ra động lực cho họ để hoàn thành nhiệm vụ xuất sắc hơn. Các lãnh đạo, cấp quản lý có thể tạo bài viết Ghi nhận trên nền tảng GapoWork. Tính năng này hỗ trợ người viết ghi nhận thành viên bằng bài Post, trao huy hiệu, bày tỏ cảm xúc và tag tên nhân viên có thành tích tốt. Sự ghi nhận này giúp nhân viên cảm thấy nhiệm vụ của họ được coi trọng và có niềm tin để thực hiện những dự án khác nhiệt huyết hơn.

6, Môi trường làm việc thân thiện

Theo Time Doctor, những nhân viên cảm thấy hài lòng với môi trường làm việc của họ cũng khiến họ làm việc hiệu quả hơn. Các quản lý có thể tạo ra hệ thống hỗ trợ với những chương trình giao lưu, kết nối nội bộ giúp nhân viên hòa nhập nhanh chóng với tổ chức và đồng nghiệp hơn. Lan tỏa giá trị cốt lõi, tầm nhìn, truyền cảm hứng kết nối và văn hoá doanh nghiệp của tổ chức bằng Livestream và các bài Post ngay trên nền tảng giao tiếp GapoWork.

Ngoài những giờ làm việc căng thẳng, quản lý/ trưởng nhóm nên một số buổi chia sẻ ngắn để nhân viên có cơ hội trò chuyện và hiểu nhau hơn qua Nhóm chung, nhóm Chat. Điều đó giúp nhân sự cởi mở hơn trong câu chuyện với đồng nghiệp và bắt nhịp với cuộc sống nơi công sở.

Xem thêm: Tại sao nhân viên cảm thấy lạc lõng ở nơi làm việc?

Thu hẹp khoảng cách, mở rộng tầm nhìn
với GapoWork

Ứng dụng GapoWork đã có mặt trên:

Google Play App Store