Cách để làm việc nhóm “không đi vào lối mòn”

Mục đích của làm việc nhóm chính là cùng nhau tìm ra giải pháp để hoàn thành công việc một cách tốt nhất. Tuy nhiên, vì sợ xảy ra bất đồng nên các thành viên dè chừng khi bày tỏ quan điểm và suy nghĩ của mình. Nếu tình trạng này xảy ra thường xuyên, quá trình làm việc nhóm sẽ xuất hiện nhiều rủi ro, làm giảm năng suất làm việc của mỗi thành viên và ảnh hưởng đến kết quả chung. Thậm chí, điều này còn ảnh hưởng tiêu cực đến sự phát triển văn hoá doanh nghiệp của tổ chức.

Vậy làm thế nào để thay đổi tư duy làm việc nhóm và tránh đi vào lối mòn nhằm mang đến chất lượng cao hơn cho tập thể? Hãy cùng GapoWork tìm hiểu trong nội dung bài viết này nhé!

Hiểu rõ hơn về cách làm việc nhóm với tư duy rập khuôn

Nhà tâm lý xã hội học Irving L. Janis từng chia sẻ về cách làm việc nhóm rập khuôn không hiệu quả rằng: "Đây là hiện tượng tâm lý xảy ra khi các thành viên trong một nhóm làm việc cố gắng bằng mọi cách để đạt được sự đồng thuận và nhanh chóng tìm ra một giải pháp cho vấn đề”. Các thành viên trong nhóm có xu hướng gạt bỏ và che giấu quan điểm của mình, chấp nhận ý kiến của số đông dù không đồng tình với cách suy nghĩ đó. Khi một thành viên phản đối với quyết định của nhóm, người đó có thể sẽ bị cô lập với tập thể. Điều này khiến những nhân viên có suy nghĩ khác biệt thường giữ im lặng hoặc có thái độ trung lập để tránh xung đột, cãi vã.

Trong môi trường doanh nghiệp, tư duy rập khuôn có thể khiến nhà quản lý và nhân viên bỏ qua các vấn đề tiêu cực đang tiềm ẩn trong đội ngũ của mình. Nếu tình trạng đó kéo dài đến một thời điểm nhất định, nhóm của bạn sẽ xảy ra mâu thuẫn nội bộ hoặc có những xung đột gây ảnh hưởng đến sự hợp tác giữa các thành viên.  

Nguyên nhân dẫn đến làm việc nhóm dần đi vào lối mòn

1, Áp lực từ các thành viên trong nhóm

Khi nhiều thành viên trong một nhóm có tính cách tương đồng cùng làm việc với nhau, họ dễ kết nối để xây dựng mối quan hệ gắn bó khăng khít. Sự gắn bó này dẫn đến việc mọi người dễ dàng đồng thuận với ý kiến của các thành viên trong nhóm mà không đưa ra bất kỳ phản hồi nào khi bàn luận dự án chung.

Các thành viên có tư duy rập khuôn thường chỉ chấp nhận những ý kiến phù hợp với quan điểm của họ. Những người dám đứng lên phản hồi, đưa ra góc nhìn khác với số đông thường sẽ bị coi là không trung thành với nhóm. Chính vì vậy, thành viên không đồng tình có xu hướng giữ im lặng hoặc thái độ trung lập để tránh những xung đột mà họ không mong muốn.

Với cách làm việc nhóm tiêu cực như vậy, các thành viên này thường xem nhẹ tính đúng sai của vấn đề dẫn đến những ảnh hưởng nghiêm trọng về chất lượng công việc chung hoặc nặng nề hơn đó là bạo lực tinh thần nhóm.  

2,Quyền lực đến từ trưởng nhóm

Trưởng nhóm được xem là người quyền lực và có vai trò quyết định đối với đồng đội trong nhóm. Do đó, phần lớn các thành viên luôn đặt niềm tin vào mọi quyết định của nhóm trưởng mà không đưa ra thêm thắc mắc gì. Một khi trưởng nhóm là người đầu tiên nêu ra ý kiến, những cá nhân có tư duy nhóm đồng ý ngay lập thức, họ cố tình phớt lờ và gạt đi ý kiến của bản thân và đồng nghiệp.

Do muốn đưa ra quyết định một cách nhanh chóng, trong một vài trường hợp trưởng nhóm thường bỏ qua phần tiếp nhận ý kiến từ các thành viên. Điều này vô tình dẫn đến quá trình đồng nhất hoá, khiến cho nhóm mất đi các yếu tố đa dạng của sự sáng tạo và đột phá trong công việc.

3, Ngại đào sâu vấn đề

Hầu hết thành viên có tư duy rập khuôn sẽ ngại với việc đi sâu vào gốc rễ của vấn đề. Bởi họ không muốn trở thành nguyên nhân gây ra bất đồng trong nhóm khi chất vấn ngược lại các thành viên khác. Thay vì phản hồi để tranh luận một cách bình đẳng, lành mạnh, họ chọn im lặng và nghe theo ý kiến của số đông trong quá trình thảo luận chung.

Nếu hợp tác lâu dài, nhóm sẽ trở nên khó chấp nhận sự khác biệt và dễ dàng hài lòng với những thứ an toàn. Khi điều kiện ngoại cảnh thay đổi, các thành viên sẽ gặp khó khăn trong việc thích ứng, dẫn đến khủng hoảng và giảm sút năng suất làm việc.

Thay đổi tư duy để làm việc nhóm hiệu quả

1, Lãnh đạo/ quản lý tránh gây áp lực cho nhân viên

Ban lãnh đạo và quản lý nên hạn chế đưa ra quan điểm cá nhân trong các cuộc họp nhóm mà tạo điều kiện cho nhân viên lần lượt trình bày ý tưởng của mình trước. Bên cạnh đó, trưởng nhóm có thể tổ chức các cuộc họp trực tuyến thường xuyên bằng tính năng Zoom trên nền tảng giao tiếp cho doanh nghiệp và tổ chức GapoWork để nhân viên thoải mái thảo luận và đưa ra ý kiến của mình.

Mặt khác, quản lý có thể trưng cầu ý kiến của tất cả thành viên trong nhóm một cách khách quan. Thực hiện trao đổi 1-1 bằng cuộc gọi Audio Call/ Video HD trên GapoWork để tiếp nhận ý kiến phản hồi của mỗi người. Điều này giúp hạn chế việc cá nhân bị ảnh hưởng bởi những suy nghĩ rập khuôn tiêu cực của nhóm, dẫn tới tình trạng thờ ơ với công việc và cảm thấy lạc lõng tại công ty.

2, Khuyến khích các thành viên có tư duy phản biện

Khi làm việc nhóm, bất đồng quan điểm là việc không thể tránh khỏi. Vì vậy, quản lý nên khuyến khích thành viên đưa ra lập trường để phản biện ý kiến của đồng đội mình một cách khách quan và tích cực. Những bất đồng, mâu thuẫn cũng là một cách để thúc đẩy khả năng của các thành viên và giúp trưởng nhóm đưa ra quyết định tốt hơn.

Bạn cũng có thể chỉ định trực tiếp người đóng vai trò phản biện với ý kiến được nêu ra. Vai trò của thành viên này là đặt câu hỏi về sự đồng thuận của nhóm bằng cách liên tục đưa ra nhiều phản đối và trường hợp phản biện mà họ có thể nghĩ đến. Điều này, giúp các thành viên nâng cao khả năng tư duy sắc bén cũng như lường được rủi ro để đảm bảo thành công cho dự án của cả nhóm.

3, Chia thành viên thành từng nhóm nhỏ

Để hạn chế tình trạng tư duy rập khuôn tồn tại trong nhóm, quản lý có thể chia tập thể thành những nhóm nhỏ gồm 3 - 4 thành viên. Các nhóm sẽ cùng nhau trao đổi ý kiến cho dự án chung sau đó đại diện của mỗi nhóm sẽ trình bày trước tập thể mọi người. Một cuộc tranh luận cởi mở hơn là cơ hội để các thành viên thể hiện khả năng của mình.

Bằng cách thức này, mỗi cá nhân sẽ thoải mái đưa ra các phản hồi trong lúc làm việc nhóm mà không phải lo lắng về áp lực từ đồng nghiệp, hạn chế ảnh hưởng của tư duy tiêu cực lên từng thành viên.

Các bộ phận trong công ty có thể tạo nhóm Chat hoặc Nhóm chung trên nền tảng giao tiếp dành cho doanh nghiệp và tổ chức GapoWork để tổ chức các hoạt động như: trao đổi, bàn luận về các dự án. Ngoài ra, các thành viên trong nhóm cũng có thể tạo cuộc Thăm dò ý kiến hay chia sẻ tài liệu, kiến thức qua Zoom...để cùng mọi người học hỏi kỹ năng mới, nâng cao tinh thần đồng đội. Điều này giúp cho quản lý dễ dàng theo dõi quá trình làm việc của từng thành viên và đánh giá được đúng khả năng mỗi người. Bên cạnh đó, các thành viên sẽ có cơ hội tương tác với nhau nhằm xóa bỏ khoảng cách với đồng nghiệp và quản lý của mình.

Thu hẹp khoảng cách, mở rộng tầm nhìn
với GapoWork

Ứng dụng GapoWork đã có mặt trên:

Google Play App Store