Cách quản lý khi nhân sự làm việc từ xa

Thời kỳ dịch bệnh Covid-19 có nhiều biến chuyển căng thẳng nên một số doanh nghiệp đang nhân cơ hội này nắm bắt xu hướng làm việc hiện đại mới đó là sử dụng nguồn nhân tài đến từ khắp mọi nơi. Các công ty, tập đoàn đều chọn giải pháp làm việc từ xa để đảm bảo an toàn cho nhân viên và duy trì hoạt động của doanh nghiệp. Vậy làm thế nào để nhà quản trị có thể quản lý khi nhân sự làm việc từ xa, đồng thời duy trì mối quan hệ lâu dài đó dù khoảng cách có thể lên đến hàng ngàn km?

Hãy tham khảo 6 nguyên tắc về quản lý nhân sự khi làm việc từ xa dưới đây để góp phần tăng thêm kỹ năng giúp bạn gắn kết đội ngũ và nâng cao năng suất làm việc của mọi người trong công ty nhé!  

1. Liên lạc thường xuyên

Duy trì liên lạc thường xuyên luôn là ưu tiên số một giúp lãnh đạo hoặc quản lý nắm bắt tình hình của nhân viên. Đối với các nhân viên làm việc tại văn phòng, họ có thể tương tác trực tiếp với mọi người và biết được không khí tại công ty. Còn đối với những trường hợp làm việc từ xa thì thông thường mọi người sẽ giữ liên lạc với nhau qua các công cụ như email, tin nhắn hay văn bản. Ngày nay đồng nghiệp có thể dễ dàng liên hệ với nhau qua ứng dụng của thiết bị di động như Zoom, Messenger, Zalo… để gặp mặt trực tuyến và kết nối tốt hơn.

Do khoảng cách vì phải work from home nên bạn cần thường xuyên trò chuyện với nhân viên khi làm việc từ xa. Ngoài những thông tin về công việc, nội quy, chương trình tập thể hay hoạt động nội bộ… bạn cũng có thể tâm sự về cuộc sống, chia sẻ câu chuyện của bản thân, bài học truyền cảm hứng cho đội ngũ của mình. Điều này mang lại cho họ cảm giác gần gũi, thân thiện và gắn kết họ với tập thể tốt hơn.  

2. Quy định rõ ràng về KPI, mục tiêu cho nhân sự

Khi doanh nghiệp triển khai cho nhân viên làm việc từ xa, các vấn đề về đầu việc, nhiệm vụ phải hoàn thành hay mục tiêu chung của bộ phận, vẫn cần được mọi người nắm bắt và thực hiện thật tốt. Xác định mục tiêu cụ thể và rõ ràng bao giờ cũng giúp cho nhân sự tập trung vào công việc và nỗ lực hướng đến kết quả hoàn hảo hơn. Người quản lý chung có thể gợi ý cho các thành viên về một số tips để hoàn thành công việc hiệu quả như: sắp xếp giờ làm việc tại nhà khoa học, nghỉ ngơi hợp lý, theo dõi tiến độ công việc và cập nhật cùng nhóm của mình... Trên GapoWork, các bộ phận có thể tạo các Nhóm chung để thảo luận, trao đổi công việc rất thuận tiện. Khi cần thống nhất ý kiến cho một dự án nào đó các thành viên sẽ Tạo bảng khảo sát hoặc bàn luận công việc trong Nhóm chat. Việc thống nhất các quy định về KPI, mục tiêu rõ ràng không chỉ giúp nhân sự làm việc tập trung hơn mà còn góp phần phát triển kỹ năng của từng người trở nên chuyên nghiệp hơn.    

3. Kết nối đội ngũ trên một nền tảng thống nhất

Khi công ty phải duy trì hình thức làm việc từ xa, việc giữ liên lạc, kết nối giữa mọi người là yếu tố quan trọng giúp kiểm soát tiến độ công việc và xây dựng văn hóa doanh nghiệp. Gắn kết đội ngũ của bạn trên một nền tảng giao tiếp nội bộ như GapoWork giúp các thành viên dễ dàng cập nhật thông tin của công ty qua Bảng tin, hoặc nhận mọi thông báo quan trọng trong Nhóm chat. Work from home là thời gian mọi người phải làm việc độc lập, khó có thể gặp mặt nhau để trực tiếp giao lưu, trò chuyện và trở nên thân thiết hơn. Vì vậy, tạo ra không gian riêng để nhân viên trao đổi công việc, tương tác với nhau thực sự là gợi ý tuyệt vời cho doanh nghiệp. Ngoài ra, trong thời gian tới, GapoWork sẽ tích hợp với ứng dụng họp trực tuyến - Zoom để doanh nghiệp dễ dàng tạo các cuộc họp online khi làm việc từ xa một cách nhanh chóng, thuận tiện. Đó sẽ là bước đột phá giúp các bộ phận trong công ty triển khai công việc hiệu quả hơn khi có thể gặp mặt online chỉ với một lần chạm.  

4. Thiết lập chính sách cho nhân viên khi làm việc từ xa

Cũng như khi làm việc trực tiếp tại văn phòng, nhân viên làm việc từ xa cần có những chính sách nhất định để tập trung tinh thần hoàn thành các trọng trách được giao. Lãnh đạo doanh nghiệp có thể thiết lập các chính sách mới phù hợp với hình thức làm việc từ xa cho đội ngũ của mình, ví dụ như đáp ứng một số yêu cầu về công cụ làm việc, chế độ, lương thưởng,... Trong thời gian work from home nhiều doanh nghiệp cũng triển khai các chính sách hỗ trợ kinh phí để các thành viên ổn định cuộc sống, yên tâm làm việc .

5. Xây dựng văn hóa doanh nghiệp sáng tạo, mới mẻ

Làm việc từ xa đồng nghĩa với việc doanh nghiệp cần tạo ra sự đổi mới trong cách thức xây dựng văn hóa doanh nghiệp. Để gắn kết tốt đội ngũ của mình, tổ chức có thể kết nối mọi người trong các hoạt động chung với quy mô toàn công ty. GapoWork giúp doanh nghiệp thực hiện các chương trình kết nối nhân viên trên một nền tảng giao tiếp nội bộ để thu hẹp khoảng cách khi work from home.

Tại không gian riêng của từng doanh nghiệp trên GapoWork, lãnh đạo có thể Livestream chia sẻ các câu chuyện truyền cảm hứng và mọi người dễ dàng tương tác bằng cách thả cảm xúc, bình luận. Các bộ phận quản lý nên phát động những chương trình thi đua online như: tuần làm việc năng suất, phòng ban cống hiến hay work from home vui vẻ.... Để khích lệ tinh thần mỗi cá nhân khi làm việc độc lập nhưng vẫn được cổ vũ nhiệt tình và giao lưu với đồng nghiệp.



Thu hẹp khoảng cách, mở rộng tầm nhìn
với GapoWork

Ứng dụng GapoWork đã có mặt trên:

Google Play App Store