Hướng dẫn dành cho quản trị viên nhóm

Hướng dẫn cơ bản về cách thiết lập và quản lý các nhóm trên GapoWork.

Nếu đã từng tạo nhóm trong GapoWork thì bạn chính thức là quản trị viên nhóm. Với vai trò quản trị viên nhóm, bạn có thể kiểm soát phần cài đặt của nhóm đó, bao gồm quyền đăng bài, quyền riêng tư, cách thêm thành viên và hơn thế nữa. Bạn cũng có một số trách nhiệm mới trong việc quản lý hoạt động giao tiếp trong nhóm và theo dõi số liệu.

Hướng dẫn này giải thích cách thiết lập nhóm để sớm gặt hái thành công, cũng như cách quản lý nhóm hiệu quả cho tất cả các thành viên nhóm.

1. Thiết lập nhóm

Khi tạo nhóm GapoWork, bạn nên cân nhắc một số điều quan trọng:

  • Mục đích của nhóm: bạn sẽ sử dụng nhóm với mục đích gì?
  • Cài đặt quyền riêng tư: ai có thể nhìn thấy nhóm và bài viết trong nhóm đó?
  • Quyền đăng bài viết: ai có thể đăng bài viết trong nhóm?

Mục đích của nhóm:

Nhóm thường được tạo để:

  • Đưa ra công bố về công ty, khu vực và văn phòng
  • Quy trình công việc thông thường và lặp lại, chẳng hạn như:

*Nhóm FAQ về lĩnh vực Nhân sự hoặc nhóm Trợ giúp CNTT: Tạo điều kiện để nhân viên tìm thấy câu trả lời cho các câu hỏi của họ.

*Nhóm cơ sở vật chất: Báo cáo vấn đề về thiết bị và cơ sở vật chất một cách nhanh chóng và hiệu quả.

  • Giao tiếp xã hội để bạn có thể kết nối với đồng nghiệp thông qua sở thích và kinh nghiệm chung
  • Hợp tác theo bộ phận, đội ngũ và dự án
  • Đăng bản công bố của bộ phận như sự kiện ra mắt mới, chiến dịch marketing, chốt giao dịch bán hàng, v.v.
  • Liên lạc riêng giữa người quản lý và cấp dưới trực tiếp

Cài đặt quyền riêng tư:

Có 3 lựa chọn cài đặt quyền riêng tư khác nhau cho nhóm GapoWork:

  • Mở: Bất kỳ ai cũng có thể tìm thấy nhóm bằng tính năng tìm kiếm và xem bài viết. Nội dung từ các nhóm mở có thể xuất hiện trên Bảng tin của bất kỳ ai.
  • Kín: Bất kỳ ai cũng có thể tìm thấy nhóm thông qua kết quả tìm kiếm trên GapoWork, xem phần mô tả của nhóm và yêu cầu tham gia. Chỉ thành viên mới xem được bài viết.
  • Bí mật: Chỉ khi được mời, bạn mới có thể tham gia nhóm bí mật. Chỉ các thành viên của nhóm mới có thể tìm thấy nhóm thông qua tính năng tìm kiếm và xem bài viết.

Lưu ý: Quản trị viên hệ thống sẽ xem được tất cả các nhóm trên GapoWork, bao gồm cả nhóm bí mật.

Quyền đăng:

Tùy vào mục đích của nhóm, bạn có thể muốn hạn chế đối tượng được đăng bài trong nhóm hoặc yêu cầu quản trị viên phê duyệt đối với tất cả bài viết. Ví dụ: Đội ngũ truyền thông nội bộ thường quản lý các nhóm thông báo trong công ty. Để giảm nhiễu thông tin và đảm bảo chỉ đăng những thông điệp quan trọng nhất, quản trị viên nhóm có thể giới hạn quyền đăng bài chỉ dành cho quản trị viên. Bạn có thể chọn từ các cài đặt quyền sau đây cho:

  • Bất kỳ ai: Mọi người đều nhìn thấy ô biên soạn bài viết và bài viết của họ tự động chuyển vào nhóm
  • Chỉ quản trị viên: Chỉ quản trị viên mới có thể đăng lên nhóm. Những người khác sẽ không nhìn thấy ô biên soạn
  • Phê duyệt bài viết: Mọi người đều nhìn thấy ô biên soạn và có thể gửi bài viết. Tuy nhiên, các bài viết này sẽ chỉ hiển thị trong nhóm nếu Người kiểm duyệt/Quản trị viên phê duyệt

Những bước quan trọng khác để thiết lập nhóm:

Khi đã cân nhắc những điểm quan trọng nhất, giờ đây bạn có thể đảm bảo truyền tải rõ ràng mục đích và nguyên tắc của nhóm đến thành viên cũng như bất kỳ ai khác trong tổ chức có quyền truy cập.

***Đặt tên dễ hiểu cho nhóm để giải thích rõ mục đích của nhóm. Một cái tên thực tế sẽ giúp mọi người dễ dàng tìm thấy nhóm của bạn thông qua tính năng tìm kiếm. Ví dụ: "Đội ngũ marketing", "Công bố của công ty", "Ý kiến đóng góp về Trung tâm trợ giúp", "Dự án thiết kế lại trang web", "FAQ về CNTT".

***Thêm phần mô tả để thành viên nhóm hiểu rõ mục đích của nhóm và những ai nên tham gia.

***Thêm ảnh bìa. Ảnh bìa sẽ thể hiện tinh thần chung của nhóm. Bạn nên thêm ảnh nhân viên cho các nhóm công bố, nhóm xã hội và nhóm đội ngũ.

2. Quản lý thành viên

Thêm thành viên nhóm:

Giờ đây, khi bạn đã cân nhắc những điểm quan trọng nhất, bạn có thể bắt đầu thêm thành viên. Quản trị viên nhóm có thể thực hiện điều này theo một số cách sau:

  1. Mời từng người: Mời lần lượt từng đồng nghiệp. Lựa chọn này phù hợp nhất với nhóm đội ngũ nhỏ.
  2. Tự động thêm thành viên nhóm: Bạn có thể thêm nhiều thành viên vào nhóm theo phòng ban hoặc chức vụ

Nếu đồng thời là quảng trị viên hệ thống, bạn có thể kiểm soát yêu cầu làm thành viên nhóm trên Bảng điều khiển quản trị theo 2 cách:

  1. Nhóm mặc định: Quản trị viên có thể đặt nhóm làm nhóm mặc định để tự động thêm mọi người trong tổ chức. Phần cài đặt này hiệu quả nhất đối với nhóm phù hợp cho tất cả mọi người, chẳng hạn như nhóm công bố toàn công ty.
  2. Nhóm nhân viên: Quản trị viên hệ thống có thể tạo Nhóm nhân viên để sắp xếp các thành viên trong tổ chức dựa trên các tiêu chí như vị trí, phòng ban, bộ phận và nhiều hơn nữa.

Thông báo về yêu cầu làm thành viên:

Nếu nhóm của bạn là nhóm kín hoặc bí mật, bạn sẽ nhận được thông báo khi có người yêu cầu tham gia nhóm. Hãy dùng các thông báo này để phê duyệt yêu cầu làm thành viên.

Bạn có thể tắt thông báo về yêu cầu làm thành viên nhưng không nên làm vậy. Khi tắt các thông báo này, bạn có thể bỏ lỡ các yêu cầu làm thành viên và mọi người sẽ phải chờ lâu hơn để tham gia nhóm. Nếu tắt những thông báo này, bạn sẽ vẫn có thể xử lý yêu cầu trong phần Tùy chọn quản trị của nhóm.

Thêm quản trị viên nhóm:

Bạn nên có ít nhất 2 quản trị viên cho mỗi nhóm. Đối với nhóm lớn hơn, chẳng hạn như nhóm công bố của công ty, bạn có thể cần nhiều quản trị viên hơn để hỗ trợ quản lý hoạt động truyền thông, yêu cầu và hơn thế nữa. Để chỉ định ai đó làm quản trị viên nhóm:

Tìm hiểu thêm về cách thức thêm/xóa quyền quản trị viên của nhóm

3. Quản lý nội dung

Nội dung bị báo cáo:

Là quản trị viên nhóm, bạn có trách nhiệm quản lý nội dung bị thành viên báo cáo. Khi thành viên báo cáo bài viết và bình luận, các nội dung đó sẽ xuất hiện trong phần Nội dung bị thành viên báo cáo thuộc Tùy chọn quản trị. Bạn có thể giữ hoặc xóa bài viết và bình luận cũng như xóa, chặn thành viên đã tạo nội dung đó hoặc cấm họ đăng.

Phê duyệt bài viết:

Nếu cài đặt quyền đăng bài lên nhóm để yêu cầu quản trị viên phê duyệt, bạn sẽ nhận được thông báo mỗi khi thành viên muốn chia sẻ bài viết. Khi đó, bạn có thể đi đến Bài viết đang chờ phê duyệt trong Tùy chọn quản trị để xem xét và phê duyệt hoặc từ chối bài viết.

Lỗi nè

GapoWork - Nền tảng giao tiếp dành cho
doanh nghiệp và tổ chức

Đăng ký ngay để sở hữu bộ giải pháp giúp tăng hiệu quả
kết nối và nâng cao hiệu suất đội ngũ!

Thu hẹp khoảng cách, mở rộng tầm nhìn
với GapoWork

Ứng dụng GapoWork đã có mặt trên:

Google Play App Store