Hướng dẫn sử dụng GapoWork dành cho đội ngũ điều hành

Với vai trò là cán bộ điều hành sử dụng GapoWork, bạn có khả năng thúc đẩy văn hóa công ty, tăng cường tính minh bạch và đảm bảo các nhân viên làm việc từ xa cảm thấy gắn kết hơn với Trụ sở chính. Hướng dẫn này nêu những cách tốt nhất để cán bộ điều hành làm việc trong GapoWork gắn kết và hỗ trợ cho tổ chức của mình.

Thường xuyên xem Bảng tin

Thường xuyên xem Bảng tin để nắm bắt được tình hình hoạt động của tổ chức bạn. Hãy nhớ theo dõi những nhân viên thường xuyên làm việc với bạn, như các thành viên khác trong đội ngũ điều hành và nhân viên cấp dưới. GapoWork sẽ ưu tiên các bài viết và bình luận của họ trong Bảng tin.

Bình luận và bày tỏ cảm xúc về bài viết

Hãy bình luận và bày tỏ cảm xúc về bài viết để mọi người trong tổ chức biết bạn đang lắng nghe và tương tác. Điều tuyệt vời ở GapoWork đó là bạn có thể làm tất cả những việc này một cách thuận tiện trên điện thoại.

Sử dụng GapoWork để:

  • Đóng góp ý kiến
  • Khích lệ
  • Ghi nhận đồng nghiệp hoàn thành xuất sắc công việc
  • Đặt câu hỏi

Đảm bảo bài viết của bạn được đưa lên đầu Bảng tin

Đảm bảo quản trị viên GapoWork đưa bài viết của bạn trong chung toàn công ty lên đầu Bảng tin. Nhờ vậy, mọi người trong tổ chức sẽ nhìn thấy bài viết của bạn ở đầu Bảng tin của họ. Tìm hiểu thêm tại Tạo thông báo trong tổ chức.

Hãy làm theo những hướng dẫn sau đây để đưa bài viết lên đầu Bảng tin:

  • Truy cập nhóm chung toàn công ty
  • Cuộn xuống để tìm tên của chủ sở hữu bài viết mà bạn muốn đưa lên đầu Bảng tin hoặc sử dụng thanh tìm kiếm
  • Chọn "…" rồi chọn "Tạo thông báo trong nhóm"

Đăng bài thường xuyên

Mỗi ngày, bạn chỉ cần dành ra 10 phút để hoạt động trên GapoWork là đã có sức ảnh hưởng đáng kể đến cộng đồng. Mặc dù cần đăng bài thường xuyên nhưng bạn không nên chạy đua theo số lượng. Tạo một mẫu phù hợp với bạn và bám sát mẫu này nhiều nhất có thể.

Xây dựng lịch đăng nội dung với đội ngũ của bạn. Bạn nên bắt đầu bằng những ngày đặc biệt theo lịch của công ty. Sau đó, bạn cũng có thể lên lịch trước để đăng bài viết về các chủ đề cụ thể. Chẳng hạn như thông báo hàng tuần của đội ngũ lãnh đạo.

Vào thời điểm đặc biệt bận rộn, đội ngũ truyền thông nội bộ có thể sử dụng tính năng " Lịch"  để nhắc việc đăng bài truyền thông. Ngoài ra bạn cũng có thể dùng tính năng "Minitask" để giao việc và theo dõi tiến độ đăng bài.

Thường xuyên tổ chức các buổi chia sẻ bằng tính năng Livestream hoặc qua tính Zoom

Thông qua video Trực tiếp, bạn có thể kết nối với tất cả thành viên trong tổ chức cho dù họ ở đâu. Hãy sử dụng tính năng Livestream để tổ chức các cuộc họp toàn công ty hoặc buổi FAQ, mời mọi người tham gia cuộc thăm dò ý kiến và bình luận.

Hãy làm theo các bước sau để tổ chức một buổi FAQ trực tiếp:

  • Thông báo trong nhóm thông báo toàn công ty một tuần trước buổi FAQ đầu tiên. Trong bài viết, hãy chia sẻ cuộc thăm dò ý kiến về những chủ đề mà nhân viên muốn biết nhiều hơn. Sử dụng các chủ đề đã xác định để hỗ trợ đội ngũ điều hành chuẩn bị sự kiện này.
  • Chia sẻ cuộc thăm dò ý kiến trong nhóm toàn công ty 48 giờ trước buổi phát trực tiếp nhằm thu thập câu hỏi từ nhân viên. Cho nhân viên biết rằng những câu hỏi nhận kết quả xếp hạng cao nhất sẽ được trả lời trong sự kiện, đồng thời mọi người có thể gửi câu hỏi trong buổi phát trực tiếp.
  • Khuyến khích mọi người tham gia các buổi FAQ trong tương lai trước khi kết thúc video Trực tiếp.

Cộng tác với đội ngũ điều hành trong nhóm bí mật

Có thể bạn và đội ngũ điều hành khá bận rộn nên không có nhiều thời gian để gặp gỡ cũng như thảo luận với nhau. Hãy sử dụng nhóm đội ngũ lãnh đạo bí mật để luôn kết nối và cộng tác, ngay cả khi bạn không thể gặp mặt họ trực tiếp.

Nhóm đội ngũ lãnh đạo ở chế độ bí mật nên bài viết của bạn sẽ an toàn và riêng tư. Những người không phải là thành viên sẽ không tìm được nhóm này bằng tính năng tìm kiếm, cũng như không thể nhìn thấy thành viên hoặc bài viết.

Trao đổi với nhân viên cấp dưới trong nhóm riêng

Thay thế hoạt động trao đổi qua email bằng các nhóm bí mật, dành riêng cho từng nhân viên cấp dưới. Các nhóm này sẽ là công cụ đắc lực để giao nhiệm vụ, đóng góp ý kiến và thảo luận về hoạt động đánh giá hiệu quả làm việc. Hãy sử dụng nhóm này để luôn cập nhật tình hình làm việc của mọi người bằng cách yêu cầu nhân viên cấp dưới đăng những nội dung ưu tiên hàng tuần trong nhóm.

Nhanh chóng nhận câu trả lời bằng tính năng chat

Hãy dùng tính năng chat khi giao tiếp để trang của nhóm không bị rối mắt. Tính năng chat phù hợp nhất khi bạn cần câu trả lời nhanh hoặc chỉ giao tiếp qua lại với đồng nghiệp. Sau vài ngày, thông tin có thể bị trôi trong đoạn chat. Vì vậy, bạn nhớ đăng nội dung quan trọng lên ngay trang của nhóm.

Lỗi nè

GapoWork - Nền tảng giao tiếp dành cho
doanh nghiệp và tổ chức

Đăng ký ngay để sở hữu bộ giải pháp giúp tăng hiệu quả
kết nối và nâng cao hiệu suất đội ngũ!

Thu hẹp khoảng cách, mở rộng tầm nhìn
với GapoWork

Ứng dụng GapoWork đã có mặt trên:

Google Play App Store