Những thách thức của doanh nghiệp khi làm việc từ xa

Với sự bùng phát của đại dịch Covid-19, khuynh hướng làm việc từ xa đã trở thành trạng thái “bình thường mới” được nhiều doanh nghiệp, tổ chức ưu tiên sử dụng. Tuy nhiên, xu hướng này cũng tạo ra nhiều thách thức cho các nhà quản lý. Theo một số thống kê cho biết: có đến 71% lãnh đạo cảm thấy khó thích nghi với việc quản lý nhân viên từ xa. Vậy làm thế nào để vận hành bộ máy doanh nghiệp trơn tru, cải thiện hiệu suất công việc cũng như tăng cường sự gắn kết khi làm việc từ xa?

Những thách thức đối với doanh nghiệp khi làm việc từ xa

  • Thiếu sự tương tác trực tiếp

Hầu hết cả hai phía từ vị trí quản lý và nhân viên đều bày tỏ sự lo ngại về việc thiếu sự tương tác trực tiếp khi làm việc từ xa. Vấn đề giao tiếp nơi công sở đóng vai trò quan trọng trong công việc. Nó không chỉ giúp các cá nhân có thể trao đổi và giải quyết công việc một cách nhanh chóng và chính xác. Mặt khác, giao tiếp với đồng nghiệp còn giúp giải tỏa căng thẳng, áp lực, thậm chí sự suy giảm khả năng tương tác trực tiếp trong thời gian dài sẽ dẫn đến sự mất kết nối và thiếu gắn bó của nhân viên. Ngược lại, trong một số trường hợp nhân viên cảm thấy rằng quản lý từ xa không đáp ứng được nhu cầu của họ, do đó việc hỗ trợ hay đáp ứng ý kiến trở nên không hiệu quả.

  • Không đảm bảo hiệu suất làm việc của nhân viên

Theo nghiên cứu cho thấy tại Việt Nam, có rất ít những tổ chức có thể xây dựng được văn hoá làm việc từ xa. Vì vậy, đảm bảo hiệu suất làm việc của nhân viên luôn là một bài toán đau đầu với các lãnh đạo doanh nghiệp. Không có những công cụ hỗ trợ, nhà quản lý chỉ có thể nhận báo cáo từ xa qua tin nhắn hay email. Dù đã có những ứng dụng hỗ trợ tạo cuộc họp trực tuyến như Zoom, Google Meet hay Teams… thì cũng rất khó để theo dõi và biết chính xác sự chủ động, mức độ trung thực khi làm việc tại nhà của nhân viên. Nếu không sát sao hằng ngày, hằng giờ thì công việc rất dễ bị chậm trễ, trì trệ và kém hiệu quả.

  • Giảm khả năng tiếp cận thông tin

Sự sáng tạo và những cải tiến trong công việc có thể xuất phát từ những lần chia sẻ kiến thức, học hỏi lẫn nhau giữa các nhân viên. Tuy nhiên, việc ngồi làm việc khắp nơi khiến mọi người rất khó khăn để chia sẻ các kiến thức này với nhau. Đó có thể là những thông tin nóng, cập nhật mới nhất của công ty. Những người mới bắt đầu làm việc tại nhà cần có thời gian và sự nỗ lực để nắm thông tin từ đồng nghiệp. Sự khó khăn trong truyền tải thông tin của cả tổ chức có thể gặp trở ngại trong việc đảm bảo tính chặt chẽ cũng như gây ảnh hưởng trực tiếp đến sự sáng tạo và đổi mới. Từ đó sự phối hợp trong công việc không thể ăn ý và việc thực hiện mục tiêu phát triển của tổ chức rất khó để thành công.

  • Dễ gây mất tập trung và xao nhãng cho nhân sự  

Làm việc từ xa là một lựa chọn không thực sự thích hợp với một số người có khả năng tập trung kém, đặc biệt là những nhân viên mà gia đình có trẻ nhỏ. Họ rất dễ bị xao nhãng hay mất tập trung vì phải chăm sóc gia đình, làm việc nhà  . Ngay cả khi họ đã sắp xếp một thời gian biểu khoa học và có không gian riêng để làm việc thì việc duy trì năng suất trong giờ làm việc dường như là một thách thức khi mà xung quanh có quá nhiều thứ chi phối. Do đó, không thể phủ nhận việc để nhân viên làm ở nhà sẽ gây ra những bất cập kể trên dẫn đến công việc bỏ dở, không thể hoàn thành đúng tiến độ được giao.

  • Trở ngại trong việc đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên

Nhiều ý kiến cho rằng work from home làm tăng thêm mức độ khó khăn cho các nhà quản lý. Họ bắt buộc phải tìm ra biện pháp tối ưu để có thể quan sát nhân viên làm việc cũng như bám sát được tiến độ công việc. Chính vì thế việc đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên trong thời điểm làm việc tại nhà cũng trở thành một nỗi đau đầu cho doanh nghiệp.

Doanh nghiệp nên làm gì để hỗ trợ nhân viên khi làm việc từ xa?

1. Tập trung vào quản lý công việc, không quản lý thời gian

Mỗi người đều có một khoảng thời gian làm việc hiệu quả khác nhau. Đánh giá tổng thể chỉ có thể dựa trên các kết quả mà nhân viên thực hiện được, vậy nên cần đặt mục tiêu và đề ra yêu cầu một cách rõ ràng nhất. Các vị trí lãnh đạo, quản lý trong doanh nghiệp cần có kỹ năng quản lý công việc, chia nhỏ chi tiết công việc cụ thể, việc gì, ai làm, thời gian nào hoàn thành…? Từ đó tiến hành kiểm tra, đôn đốc để giúp đội ngũ hoàn thành công việc đúng tiến độ và hiệu quả nhất.

2. Xây dựng cách thức kiểm tra công việc hằng ngày

Có thể sử dụng hình thức gọi trực tiếp 1:1 nếu nhân viên làm việc độc lập với nhau hay là một cuộc họp nhóm đầu giờ nếu công việc cần triển khai theo nhóm. Quan trọng là việc này phải diễn ra thường xuyên và đều đặn, để giúp mọi thành viên hiểu rằng họ luôn được hỗ trợ kịp thời. Ngoài ra, lãnh đạo có thể tạo lập một phòng họp trực tuyến, lên lịch họp sẵn qua Zoom trên GapoWork, yêu cầu tất cả nhân viên tham gia phòng họp đó và bật camera trong suốt quá trình làm việc để việc giám sát và đánh giá hiệu suất nhân viên trở nên dễ dàng hơn.

3. Sử dụng nền tảng giao tiếp nội bộ thống nhất cho toàn công ty

Việc sử dụng một nền tảng giao tiếp cho toàn doanh nghiệp không chỉ giúp nâng cao tương tác giữa nhân viên với nhân viên, nhân viên với lãnh đạo mà còn hỗ trợ trong việc thúc đẩy xây dựng văn hóa doanh nghiệp và truyền thông nội bộ. GapoWork là một trong những nền tảng giao tiếp nội bộ cho doanh nghiệp hoàn hảo, đáp ứng được mọi nhu cầu nêu trên với những tính năng: Nhóm chat, Call Audio/ Video HD, họp trực tuyến qua Zoom, Livestream, tạo Poll Vote, Sơ đồ tổ chức… Mọi nhân viên có thể dễ dàng trao đổi công việc, thảo luận vấn đề, thăm dò ý kiến và trò chuyện về công việc chỉ trên một nền tảng duy nhất.

4. Hỗ trợ về tinh thần, sức khỏe cho đội ngũ

Lãnh đạo, quản lý là những người nên lắng nghe kịp thời những “stress”, khó khăn của thành viên và đồng cảm với họ. Nếu một nhân viên mới làm việc từ xa, họ sẽ không tránh khỏi những bỡ ngỡ và dễ bắt gặp sự căng thẳng, việc các quản lý nên làm là chia sẻ, thấu hiểu và cảm thông cho họ. Đôi khi chỉ là vài lời động viên nhưng sẽ khiến nhân viên của bạn cảm thấy được lắng nghe và tôn trọng.

Nhìn chung, mô hình làm việc từ xa đòi hỏi mỗi doanh nghiệp cần xác định lại mục tiêu, phương hướng hoạt động, ứng dụng những nền tảng công nghệ vào trong công việc phù hợp và khoa học. Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp khó khăn trong công tác quản lý công việc giống với những thách thức nêu trên, hãy tham khảo để tìm ra phương pháp hiệu quả giải quyết những khúc mắc đó nhé!

Thu hẹp khoảng cách, mở rộng tầm nhìn
với GapoWork

Ứng dụng GapoWork đã có mặt trên:

Google Play App Store